Upravljanje ugovorima

Aplikativno rješenje Upravljanje ugovorima je aplikacija za pripremu, online parafiranje i arhiviranje ugovora i popratnih dokumenata i podataka. Sustav je namijenjen svim tvrtkama koje žele arhivirati ugovore u formi elektroničkih dokumenata, te omogućiti online pretraživanje i uvid u podatke i same ugovore svim ovlaštenim korisnicima.
Aplikacija omogućuje praćenje procesa pripreme ugovora čime se osigurava kontrola procesa parafiranja, te skraćuje vrijeme potrebno za pripremu ugovora. U sustav se mogu spremati i svi popratni dokumenti, kao potpisani ugovori te aneksi na ugovore.

Glavne karakteristike

Osnovna funkcionalnost koju programsko rješenje osigurava:

  1. Unos ugovora i podataka o ugovoru:
    •  unos podataka i ugovora u elektroničkom formatu (najčešće PDF ili Word datoteka)
    • definiranje osoba za parafiranje, praćenje i kontrola procesa parafiranja
    • unos nove verzije ugovora i po potrebi pokretanje novog procesa parafiranja
    • unos aneksa ugovora – aneks ugovora se uvijek veže na već postojeći ugovor
  2. Parafiranje ugovora:
    •  lista ugovora koje treba parafirati i naredbe za parafiranje dostupne su samo korisnicima koji su definirani kao nositelji te funkcije
    • korisnik može parafirati ili odbiti parafiranje određenog ugovora
    • uvid u status parafiranja i mogućnost slanja obavijesti automatiziranim e-mail porukama u slučaju kašnjenja
  3. Pretraživanje ugovora:
    Ugovore i anekse na ugovore je moguće pretraživati po podacima o ugovoru, po sadržaju ugovora ili kombinacijom kriterija po podacima i po sadržaju.

Organizacija dokumenata i korisnika

Vrste dokumenata koje se mogu spremati u MicroFocus Content Manager repozitorij:

  • elementi ugovora
  • plahtica s potpisima za ugovore koji su ručno parafirani
  • ugovor
  • aneks na ugovor.

Ugovor se uvijek može spremati u više verzija zato da se podaci o ugovoru čuvaju za svaku verziju posebno.
Podaci o online parafiranju se također čuvaju posebno za svaku verziju ugovora – tko parafira prijedlog ugovora, kada su definirani potpisnici i tko ih je definirao, kada su potpisnici parafirali ugovor, tko je odbio parafirati ugovor i drugi podaci.
Ugovor može imati jedan ili više aneksa. Aneksi su ravnopravni s ugovorima u smislu unosa – unose se isti metapodaci kao i za ugovore, sprema se Word ili PDF datoteka – s tom razlikom što se prije početka unosa mora odabrati ugovor na koji se aneks odnosi.

Korisnici i korisničke grupe sa pravom pristupa ugovorima:

  • djelatnici Pravne službe – članovi grupe imaju pravo uvida u sve ugovore.
  • osobe koje parafiraju ugovore – za svaki pojedini ugovor se daju dozvole za pristup korisnicima koji imaju pravo parafirati ugovor. Korisnici dozvolu pristupa imaju od trenutka u kojem započinje proces parafiranja, a dozvola se oduzima u slučaju ispravka kojim Pravna služba briše osobu iz liste za parafiranje.
  • korisničke grupe za pojedinu vrstu ugovora – ugovoru se na osnovu podatka o vrsti dodjeljuje dozvola pristupa korisničkoj grupi za tu vrstu ugovora. Članovi samo te korisničke grupe imaju pravo uvida u ugovor.