Rješenje koje podržava digitalizaciju, proces obrade i arhiviranje cjelokupne ulazne dokumentacije te arhiviranje i distribuciju izlazne dokumentacije. Naglasak u ovom rješenju je na digitalizaciji ulazno/izlaznih dokumenata. Rješenje omogućuje korištenje od strane jedne tvrtke ili unutar cijele grupacije, pokrivajući pritom rad na neograničenom broju geografskih lokacija. Osnovna značajka sustava je specijalizirani repozitorij dokumenata certificiran od strane SAP ERP sustava za upravljanje velikom količinom nestrukturiranih sadržaja, kao i mogućnost pristupa sadržaju izravno ili preko SAP sustava, kao i drugih vanjskih sustava.

EUZ rješenje omogućuje evidenciju svih dokumenata:

  • Dolazne/ulazne pošte – papirnate dokumentacije, fax poruke, e-mail, EDI poruke koje dolaze u tvrtku
  • Odlazne/izlazne pošte – dokumenti koji se stvaraju u tvrtci i šalju poslovnim partnerima
  • Interne pošte – dokumenti koji se šalju između organizacijskih jedinica tvrtke.

Glavne karakteristike i prednosti korištenja sustava:

  • visoke performanse i dostupnost
  • skalabilnost, proširivost bez praktičnih ograničenja (broj lokacija, dokumenata, procesa, korisnike i dr.)
  • neovisnost o geografskoj razmještenosti
  • bogata funkcionalnost
  • jednostavnost korištenja i implementacije.

Ostale značajne karakteristike sustava:

  • jedinstveni repozitorij za sav vanjski sadržaj, za sadržaj koji je kreiran u ERP sustavu, LOB aplikacijama te za ostali sadržaj koji je stvoren u različitim sustavima
  • mogućnost razvoja dodatnih rješenja i modula unutar i izvan SAP okruženja
  • mogućnost za pristup sadržaju izravno  ili preko SAP sustava ili drugih vanjskih sustava.

Upravljanje ulaznom poštom

Osim standardnih funkcionalnosti elektroničkog urudžbenog zapisnika rješenje dodatno omogućuje:

  • jedinstvena identifikacija dokumenta korištenjem bar koda
  • digitalizacija i optičko prepoznavanje znakova (OCR) prilikom obrade papirnatih dokumenata
  • distribucija i nadzor rada na dokumentima
  • indeksiranje cijelog teksta dokumenata različitih formata
  • trajno arhiviranje dokumenata
  • mogućnost pretraživanja za ovlaštene korisnike kako unutar ERP sustava (SAP, Navision) sustava tako i za ostale korisnike izvan tog sustava.

Integracija sa softverom za skeniranje i mogućnosti:

  • integracija sa softverom za skeniranje i optičko prepoznavanje znakova
  • ispis barkod naljepnice, također se koristi prilikom skeniranja velikog broja dokumenata odjednom kao separator
  • automatsko povezivanje skeniranih dokumenata s unesenim podacima o dolaznoj pošti
  • trajno arhiviranje u jedinstveni repozitorij.

Optičko prepoznavanje znakova i dodatne funkcionalnosti:

  • prepoznavanje barkoda i jedinstvena identifikacija
  • podrška za prepoznavanje specifičnih hrvatskih znakova alfabeta
  • pretraživanje dokumenta po cijelom sadržaju dokumenta (full text search).

Ostale važne funkcionalnosti:

  • prilozi – omogućeno je dodavanje jednog ili više dokumenata koji čine cjelinu sa osnovnim dokumentom
  • reference – elektronička pošta ili bilo koji drugi dokument može biti povezan s drugim registriranim dokumentima u sustavu te zajedno čine logičnu cjelinu, ili su na neki drugi način povezani
  • više formata dokumenata – dokumenti se mogu pohraniti u nekoliko formata, na primjer, odlazna pošta može biti spremljena kao izvorni dokument u Word formatu i kao digitalizirani dokumentu (vidljiv potpis i pečat)
  • ponovno skeniranje – omogućeno je ponavljanje postupka skeniranja dokumenta ukoliko kvaliteta nije zadovoljavajuća
  • pretraživanje – rješenje omogućuje više vrsta pretraživanja, pretraživanje po metapodacima i/ili sadržaju dokumenta.

Upravljane izlaznom poštom

Bitne dodatne funkcionalnosti za izlaznu poštu:

  • prethodno rezerviranje identifikacijskog broja i distribucija referentima koji pripremaju dokumente unutar kompanije
  • jedinstveni identifikacijski broj za svu odlaznu poštu (dokumente)
  • osigurana jedinstvena identifikacija svih izlaznih dokumenata koji su pohranjeni u sustav
  • mogućnost praćenja ostalih bitnih podataka prilikom slanja (npr. težina pošiljke) i mogućnost  pripreme popisa pošte (npr. Prijamna knjiga za Hrvatsku poštu).

Upravljanje internom poštom

Izdvojene dodatne funkcionalnosti za internu poštu:

  • registracija i evidencija svih internih dokumenata
  • omogućen pristup svim internim dokumentima (shodno pravima pristupa)
  • praćenje i monitoriranje svih koraka procesa obrade interne pošte.