Rješenje je primarno namijenjeno za poduzeća i organizacije koje se brinu o održavanju vlastitog ili tuđeg voznog parka.

Aplikacija Transporti su web aplikacija, čiji je serverski dio aplikacije radi na Windows platformi, a za rad je potreban još samo MS SQL Server softver.

Osnovne funkcionalne cjeline aplikacije:

  • upravljanje voznim parkom, održavanje i praćenje troškova
  • planiranje, evidencija i praćenje korištenja voznog parka – zahtjevi za vozila i nalozi za vožnju
  • programsko preuzimanje i obrada podataka o potrošnji goriva i cestarini
  • GPS praćenje vozila
  • izvješća.

MODULI APLIKACIJE:

I. Upravljanje voznim parkom i praćenje troškova

Osnovna funkcionalnost ovog modula:

  • evidencija vozila, vozača, kartica za gorivo i cestarinu
  • evidencija troškova po vozilima
  • podsjetnici na potrebne aktivnosti održavanja i drugih akcija
  • automatsko / poluautomatsko preuzimanje podataka o troškovima goriva i cestarine.

II. Zahtjevi i nalozi za vožnju

Modul aplikacije za upravljanje rezervacijama i korištenjem voznog parka se koristi u slučaju kada je potrebno planirati i dodjeljivati vozila na korištenje, te evidentirati stvarno korištenje vozila i pripadajuće troškove.

Koraci u obradi:

  1. unos zahtjeva za vozilom – korisnik definira koje vozilo mu je potrebno i u kojem razdoblju
  2. ovjeravanje zahtjeva za vozilom – rukovodstvo odobrava korištenje vozila
  3. kreiranje naloga za vožnju – zahtjevu se dodjeljuje određeno vozilo
  4. zatvaranje naloga za vožnju – evidencija stvarno provedenog vremena na putu i pripadajućih troškova.

III. Pretraživanje i izvješća

Pretraživanja su osmišljena tako da se što lakše pronađe objekt koji se traži. Svi dijalozi pretraživanja imaju dvije kartice:

  • parametri pretraživanja – forma koja služi za definiranje kriterija pretraživanja
  • rezultati pretraživanja – prikazuje rezultate pretraživanja, sve objekte koji zadovoljavaju zadane kriterije i za koje korisnik ima pravo uvida. Dvoklik na redak u listi otvara formu sa detaljima i raspoloživim naredbama za odabrani objekt, na primjer detaljima računa za servis.

U aplikaciji su raspoloživa sljedeća pretraživanja:

  • računa – npr. tražimo sve račune određenog poslovnog partnera (servisa) za određeno razdoblje
  • zahtjeva za vozilo – npr. tražimo sve zahtjeve za put u Split koji terete projekt AB
  • naloga za vožnju – npr. tražimo sve naloge za vožnju za vozača DG u 5. mjesecu ove godine.
  • naloga za vanjski prijevoz – npr. tražimo sve usluge najma kamiona od poduzeća XY
  • naloga za privatni prijevoz – npr. tražimo sve naloge za korištenje privatnog vozila u privatne svrhe zaposlenika XY.

Svaka forma za pretraživanje i lista rezultata pretraživanja je prilagođena podacima koji su najinteresantniji za određeno pretraživanje.

IV. Izvješća

Sva izvješća se mogu prikazati na ekranu i spremiti u formi PDF ili MS Excel datoteke:

  • HTML – izvještaj u obliku HTML-a (web stranice), otvara se novi tab u browseru
  • PDF – izvješće u formi PDF datoteke, može se spremit lokalno ili printati. Otvara se novi tab ili defaultni PDF preglednik.
  • Excel – kreira se MS Excel datoteka koja se može spremiti lokalno i čiji podaci se mogu dalje obrađivati / po potrebi reorganizirati.

Aplikacija osigurava velik broj izvješća podijeljenih u 6 grupa:

  • Vozila
  • Nalozi za vožnju i zahtjevi za vozilom
  • Privatni i vanjski prijevoz
  • Računi
  • Gorivo i cestarine
  • Ostala izvješća.

V. Opcije modula i funkcionalnosti

  • modul za putne naloge
  • mobilna aplikacija za vozače – na primjer, ispunjavanje naloga za vožnju, uvid u zahtjeve i naloge
  • integracija sa dodatnim vanjskim servisima
  • dodatna funkcionalnost za postojeći FLMS / GPS servis
  • specifične funkcionalnosti za teretna vozila i autobuse

VI. Integracije s postojećim i vanjskim sustavima

Aplikacija može pratiti vozila na više lokacija. Korisnicima aplikacije je moguće dati pravo rada sa svim vozilima ili samo vozilima na određenoj lokaciji / lokacijama.

i. Evidencija vozača

Evidencija vozača sadrži sve bitne podatke o zaposleniku, vozačkoj dozvoli i kategorijama vozila kojima vozač može upravljati. Evidencija se koristi za profesionalne vozače i za zaposlenike koji su vozači amateri.

Za vozačke dozvole se može kreirati podsjetnik isteka. Na taj način se može pratiti valjanost vozačkih dozvola, uključujući i svaku kategoriju vozačke dozvole.

ii. Evidencija računa / troškova vozila

Računi se dijele u dvije grupe:

  • pojedinačni račun – račun za troškove jednog vozila, npr. servis ili popravak
  • skupni račun – jedan račun za troškove dvaju ili više vozila.

Datoteke INE ili HAC-a su skupni računi, većina opreme nabavlja se također preko jednog računa (npr. potrošni materijal za vozila naručuje se i dobiva preko 1 računa) a mora se podijeliti na više vozila. Takvi računi se programski dijele na stavke koje su razrada troška po vozilima.

iii. Kartice za gorivo

Kartice za gorivo se u aplikaciji evidentiraju unosom osnovnih podataka:

  • izdavač kartice za gorivo, npr. INA ili Crodux
  • tip kartice – ako izdavač ima tipove kartica, npr. sa ograničenjima kupovine
  • identifikacijski broj.

Kartica se u jednom trenutku može vezati na samo jedno vozilo, ali ne mora biti vezana niti na jedno.

Nakon što je kartica za gorivo unesena, aplikacija omogućuje:

  • definiranje podsjetnika, na primjer za datum isteka kartice
  • uvid u podatke o korištenju kartice – popis svih kupovina goriva
  • popis vozila kojima je kartica bila dodijeljena u nekom trenutku.

 iv. ENC kartice

Uređaji i kartice za naplatu cestarine su kao i kartice za gorivo zasebni objekti u aplikaciji. ENC je definiran:

  • izdavačem (šifrarnik)
  • vrstom – npr. uređaj, kartica
  • identifikacijskim brojem.

U jednom trenutku mogu biti pridruženi samo jednom vozilu, ili ne biti pridruženi nijednom.

v. Integracija s ERP sustavom i drugim aplikacijama

Ovisno o potrebama i postojećem IT okruženju, aplikacija se može integrirati s:

  • ERP sustavom
  • aplikacijom za putne naloge
  • Microsoft Active Directory – za autentikaciju korisnika.

Integracija s ERP sustavom osigurava da se u aplikaciji koriste ERP matični podaci – npr. dnevno preuzimanje matičnih podataka / šifrarnika koji se administriraju u ERP-u, ali koriste i u Transporti aplikaciji: npr. zaposlenici i organizacijske jedinice.  Podaci koji se obrađuju u aplikaciji se mogu slati u ERP – na primjer, temeljnice s razradom troškova voznog parka.

Integracija s drugim aplikacijama, npr. aplikacijom za putne naloge, omogućava da se u aplikaciji za putne naloge odradi i rezervacija vozila kojima se upravlja u aplikaciji Transporti: podaci o rezervaciji vozila su raspoloživi u aplikaciji za putne naloge, a podaci o putnim nalozima su raspoloživi u aplikaciji Transporti.

Integracija sa Microsoft Active Directory za autentikaciju korisnika omogućava sigurnu prijavu na aplikaciju bez da korisnik upisuje korisničko ime i lozinku. Ako Microsoft AD nije raspoloživ, aplikacija omogućuje unos korisničkog imena i zaporke.

vi. Integracija s vanjskim sustavima

Aplikacija trenutno osigurava integraciju sa sljedećim vanjskim sustavima:

  • INA server – download datoteke sa troškom goriva
  • HAC server – download datoteka cestarina
  • Bina-Istra računi za cestarinu
  • FLMS / GPS servis.

S INA servera se dohvaća lista dostupnih datoteka (računa) i nakon toga datoteka u XML obliku. Datoteka se nakon toga obrađuje te se podaci iz datoteke spremaju u bazu podataka.

XML datoteke se s HAC servera preuzimaju ručno jer HAC nudi samo neku vrstu izvještaja, ne prave datoteke. Podaci preuzeti s HAC servera se programski spremaju kao računi za cestarinu.

Programsko preuzimanje Bina-Istra računa za cestarinu.

FLMS / GPS servis – GPS tracking servis funkcionira tako da vozila šalju podatke na servis, a aplikacija Transporti preuzima podatke sa servisa. GPS servis osigurava različite vrste podataka, ovisno o paketu usluga koji se koristi, na primjer:

  • jednom dnevno se preuzimaju podaci o tome koliko kilometara je vozilo prošlo u danu. Na taj način se prati pređena kilometražu vozila odnosno za svako praćeno vozilo možemo otprilike znati trenutnu kilometražu.
  • korištenjem naredbe u aplikaciji u svakom trenutku se pozivom FLMS servisa može saznati trenutna pozicija vozila. Trenutna pozicija se prikazuje na Google mapi.